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業務効率 2019/06/11

会計ソフトを導入すべき?エクセルで決算・帳簿・仕訳を行うメリットとデメリット

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皆さんの会社では、日々の経理業務をどのように行っているのでしょうか。会計ソフトを利用している経理担当者もいる一方で、主に「Microsoft Office Excel(以下エクセル)」を利用している会社も多いかと思います。そこで今回は、会計ソフトとエクセルによる会計処理のそれぞれのメリットとデメリットをご紹介します。自分の現場にはどちらが適しているのか確認してみてください。

エクセルで作成できる帳簿とは

経理の仕事には、日次業務や月次業務が多数あります。その中からエクセルでの作業が想定される業務の一部を下記に挙げてみました。

■エクセルで管理・作成されることが多い帳簿/帳票(例)
仕訳帳
出納帳・試算表
月次損益計算書
出金伝票
固定資産台帳
キャッシュフロー計算書
貸借対照表
収支報告書
売掛・買掛管理
資金繰り表

補助帳などの仕訳作業から貸借対照表などの決算業務まで、会計処理の大半の書類はエクセルでも作成できます。

エクセルで作業するメリット

エクセルを使って各種会計帳簿などを作成するメリットは下記の通りです。

1.初期コスト、ランニングコストが安い
エクセルはマイクロソフト社が作成している表計算ソフトで、一般的なビジネス用のパソコンのほとんどにあらかじめ導入されています。会計ソフトでは「買い取り型」、「月額料金制」のどちらのタイプであっても導入に費用がかかってしまうので、経費面で比較するとエクセルを使う方が安くなる傾向があります。

2.様々なPC環境で利用できる
先述した通り、エクセルは多くのパソコンにインストールされています。さらにPC環境によって仕様が異なることが少ないため、経理部内や他部署とも簡単にデータを共有することが可能です。そのため、各帳簿のテンプレートを統一してしまえば、納税や保険料の仕訳、計算といった少し複雑な業務を平準化することもできます。 パソコンの入れ替えや配置転換の際に再インストールが必要となる可能性も低く、手間もかかりません。

3.担当者に合わせたカスタマイズが可能
業界や取引先と定めた独自のルールを反映させたり、担当者が作業しやすいように自分なりのマクロや関数を組むことができるのもエクセルの大きな利点になります。

以上の3点のほかにも「データの加工が容易」、「初期設定の手間が少ない」といったメリットもあります。しかし総合的に見ると、やはり会計ソフトと比べて安価であることが、その筆頭にあげられるでしょう。

エクセルのデメリットと会計ソフトのメリット

多くのメリットがあるエクセルですが、実作業には限界があるため、会計ソフトを使った方が効率的です。そこで次は、経理業務におけるエクセルのデメリットと会計ソフトのメリットを併せて紹介します。

ポイント1:汎用性と更新
エクセルの帳簿の各種フォーマットは、基本的に自社に合わせて経理担当者自身が手作業で作成する必要があります。このとき、マクロや関数などの高度なスキルがないと、思うように効率化を進めることはできません。そのため、エクセルを使いこなせる人材が退職してしまった場合に業務が遅延するなど、汎用性は低めです。また、会計のルール変更などによるフォーマットの更新や修正も経理担当者が行わなければならないため、会計の専門的な知識や理解も必要になります。
その点、会計ソフトは基本的に経理の知識さえあれば誰でも使いこなせる作りになっています。2019年10月に予定されている「消費税法改正」など改修が必要な状況になっても業者が対応してくれたりと、経理担当者が直接手を動かす手間が大幅に省けるのがメリットです。

ポイント2:業務効率化とミスの防止
会計ソフトを使えば、決算書などの書類作成も容易に行うことができます。エクセルの会計では、複数の補助簿などを参照しながら作成するため作成に時間がかかる「試算表」や「決算書」なども、会計ソフトを使えば簡単に作成することができます。伝票の出力もスムーズです。フォーマットも導入時に各業種に合わせて定められているので、カスタマイズの必要もありません。エクセルで起こりやすいセルのずれや関数の誤記入による計算間違いなどもなく、ミスの発生リスクを下げられます。
会計ソフトの導入当初は操作に慣れるのに時間がかかるかもしれませんが、慣れてしまえば、経理の現場に求められる「正確さ」と「作業スピード」の2つに効果が期待できるでしょう。

また、クラウド型の会計ソフトなら外出先でも作業することができます。スマートフォンから経費精算などの申請・承認を行えるものも登場しており、活用すれば業務をよりスピーディにこなすことができるでしょう。業務効率化やミス防止など、現在、経理担当者が行っている幅広い業務を改善したいのであれば、会計ソフトの導入を検討してみる価値は高いといえます。

※関連リンク:「MJS製品かんたんナビ」であなたの会社にぴったりの会計ソフトを探す!
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比較的小規模な企業の経理では、エクセルを利用して各種帳簿を作成している現場も多くあります。ただ、普段何気なく行っているエクセル上の作業も会計ソフトを導入することで大幅に改善することも期待できます。すべてを会計ソフトに切り替えるのではなく、一部だけ導入するだけでも経理の課題を解決できるケースもあります。自身の業務をスムーズにするためにも、まずは会計ソフトにどんなサービスがあるのか確認してみることから始めてみてはいかがでしょうか。

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