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業務効率 2022/01/18

スマートフォンでいつでもどこでも申請承認!さまざまな職場で活用できるクラウド型ワークフローシステムとは?

テレワークや在宅ワークの普及に伴い、スマートフォンで申請・承認ができるクラウド型ワークフローシステムに注目が集まっています。今回はその概要やメリット、ユースケース、選定ポイントなどをご紹介します。

導入が進み始めたクラウド型ワークフローシステム

労働力人口が減少しているなか、企業コンプライアンスの強化や業務の複雑化などによって、従業員一人ひとりの業務負荷が増大し続けています。このような状況を踏まえて、ルーチンワークや日々の雑務を自動化・省力化し、業務効率や生産性を上げて従業員がコア業務に集中できる環境を整えていくことは、今どきの企業の大きな経営課題となっています。

このような課題の解決策のひとつとして、ここ数年注目を集めているのが、経費精算や勤怠管理などの社内の申請手続きのクラウド化です。ノンコア業務であるこれらの業務を従業員のスマートフォンを活用し、いつでもどこでも隙間時間を使って手軽に処理できるようにしようというものです。

コロナ禍を背景とするテレワークや在宅ワークの普及を受けて、上記のようなサービスをすでに導入したという企業の皆様も多いことでしょう。その利便性と効率性に着目して、さらに一歩踏み込んだ業務のクラウド化に舵を取り始めた企業も少なくありません。
すなわち、ワークフロー(業務フロー)システムのクラウド化です。行政手続きにおける押印廃止に端を発した「脱ハンコ」の動きも、ワークフローシステムのクラウド化を後押ししていると言えるでしょう。

スマートフォンでいつでもどこでも申請・承認が可能に

テレワークや在宅ワークを推進していても、例えばさまざまな申請書について、上長の承認を得るためだけにわざわざ出社している、上長の承認が欲しいけれども外出や離席が多くて遅れがちである、と言ったことはないでしょうか。このようなタイムロスは、テレワークや在宅ワークのメリットである生産性の向上を阻害し、販売機会・営業機会の損失をもたらすことも少なくありません。

ワークフローシステムをクラウド化すれば、社内のPCだけではなく、従業員の持っているスマートフォンなどからシステムにアクセスできるようになります。自宅や外出先などの場所を問わず、隙間時間や移動時間を有効に活用して、ノートPCを開くこともなくいつでもどこでもかんたんに申請や承認ができるようになるのです。
テレワークや在宅ワークを推進している企業だけではなく、例えば、

  • 1人1台のPCが用意されていない工場など
  • 通信環境やPC環境が整っていない屋外の作業現場など
  • パートやアルバイトが従業員の多数を占める店舗、工場など
  • 基本的に外回りでの仕事が多い運輸業、外勤営業など

といった職場にも、クラウド型ワークフローシステムは適しています。申請書の作成や提出を手書きや紙面で行っている企業であれば、業務効率化・ペーパーレス化で大きな効果を上げることが可能です。

要チェック!クラウド型ワークフローシステムの選定ポイント

現在、さまざまなソフトウェアベンダーから数多くのクラウド型ワークフローシステムが提供されています。どのワークフローシステムを選べば良いのかよくわからないという皆様も多いでしょう。そこで、製品を検討する際に「ここだけは押さえておきたい!」というポイントをいくつかご紹介します。

■使いやすいユーザーインターフェース
せっかくワークフローシステムをスマートフォンで使えるようにしたのに、紙の申請書より分かりにくかったら意味がありません。デジタルのインターフェースにはデジタルならではの良さがあります。デモバージョンなどを実際に使ってみて、見やすさ、わかりやすさ、使いやすさ、入力しやすさなど、誰が使っても問題がないかチェックしておきましょう。

■関連システムとのデータ連携
ERP、財務会計システム、人事・給与システムなど、ワークフローに関連するシステムと「自動でデータ連携できる」ことは、二重入力や二重メンテナンスによる手間や事故を防止するために重要なポイントです。従業員がスマートフォンに入力した申請データをリアルタイムで取りこめるかどうか、社員マスターや部門マスターなどが常時同期されるかどうか、ソフトウェアベンダーに確認しておきましょう。
■スキャナ保存制度に対応しているかどうか
請求書や契約書などの国税関連書類をスキャンして、電子データとして申請書に添付する場合、タイムスタンプを付与するなど、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件を満たしている必要があります。導入を検討しているワークフローシステムがスキャナ保存制度に対応可能かどうか、必ずチェックしておきましょう。

■デジタル化したい申請書に対応している
経費精算から休暇届、稟議申請まで、日々の業務では多種多様な申請書が流通しています。ワークフローシステムの導入に当たっては、どの申請書をデジタル化したいのかをあらかじめ決めておき、検討中のシステムがそれらの申請書に対応しているか、調べておくことも大切です。
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働き方が多様化していく中で、テレワークや在宅ワークの制度が充実しているかどうかは、企業が優れた人材を獲得していくための大きなアピールポイントとなりつつあります。クラウド化・モバイル化されたワークフローシステムは、今後、あらゆる業務・業態で欠かせないツールになっていくでしょう。MJSでは、次世代型ERP「Galileopt NX-Plus」とシームレスに連携できるクラウド型ワークフローシステム「MJS DX Workflow」をご提供しています。選択肢のひとつとして、この機会に是非ともご検討ください。

MJS DX Workflow
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