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業務効率 2021/11/24

ワークフローを電子化して業務をより効率的に!

経済産業省が社内DXを推進するなど、多くの企業がDX化に向けての動きを進めています。その一環として、会計システムや業務システムなど、様々なシステムを導入している企業も多いでしょう。

ところが、中には「会計システムを入れたのに、そこまで業務改善効果が実感できない」と悩んでいる企業もあります。その原因は、もしかするとワークフローにあるかもしれません。一つ一つの作業の効率を上げても、ワークフローが整っていないと全体的な効果は見えにくいのです。

そこで今回は、ワークフローの電子化について解説します。

電子ワークフローとは

ワークフローとは、特定の業務を最初から最後まで行う際の一連の流れです。例えば、「経費精算」では以下のようなワークフローが想定されます。

  • 申請者が経費申請をする
  • 上長が確認・承認する
  • 経理部に経費申請が届く
  • 経理担当者が確認・承認する
  • 申請者に対して精算処理を行う

細かい手順は企業によって異なるにせよ、上記のように段階を踏んで業務が進行していくこと自体は変わりありません。これをすべてデジタル化することで物理的なやりとりをなくし、各部署で行われる業務の連携を容易にするのが「電子ワークフロー」です。

電子ワークフローを使用することで、各処理がスムーズに行えるだけでなく、「その業務が今どの段階にあるのか」というステータスも簡単に確認することができます。これは経理業務に限らず、決まった手順で進行していく業務すべてに活用できるものです。

ただし、「電子ワークフロー」と名の付くものならばどのようなシステムでも、必ず効果が期待できるわけではありません。ここでポイントとなるのが、クラウド化とシステム連携です。

クラウド化しているシステムであれば、いつでもどこからでもアクセスすることができるので、時間や場所が業務の妨げとなることはありません。また、他のシステムのデータと連携できれば、わざわざシステムごとに設定をし直す必要もなくスムーズに業務を進行することができます。

電子ワークフローシステムは様々ありますので、現在のシステムとの連携が十分であるかを確認しながら導入を検討していきましょう。

経理業務で電子ワークフローを導入する3つのメリット

ワークフローの電子化には様々な効果がありますが、以下の3つが大きなポイントとなります。

1. テレワーク化をサポート
電子ワークフローを利用することで業務を行う場所の制限が少なくなるため、テレワークへと移行しやすくなります。紙で運用する場合は、企業へ出社して書類を提出し、押印をもらわなければならない…という業務も、電子ワークフローなら自宅で申請・承認作業が可能となります。

2. 業務の標準化を促進
電子ワークフローでは、決められたフローに従って業務を進めることで作業が統一されるので、業務の標準化に繋がります。誰が実施しても同じように処理することができるようになるので、特定の人物しかできない、いわゆる属人化が減り、流れがよりスムーズになります。

3. 状況の見える化を実現
電子ワークフローでは、業務の段階がどこにあるのかをシステム上で把握できます。現在、誰がどの処理を行っているのかというステータスを簡単に確認できるのです。状況の見える化は、作業のフォローや次の作業に向けた準備をすることにも活用でき、業務効率化につながります。

経理業務の電子ワークフローを導入するポイント

先述した通り、電子ワークフローは手順が決まっている業務全般で使用することができます。しかし、機能によってはメリットを十分に享受できない場合もあるのです。では、どのような点に注目してシステムを選べばよいのでしょうか。ポイントは以下の2つです。

■スマートフォンの対応
社用スマホを配布していたり、個人スマホの業務利用を認めていたりする場合は、スマートフォンに対応しているシステムを選ぶとよいでしょう。どこにでも携帯できるスマートフォンであれば、場所を問わない対応がより確実になります。
パソコンを一人一台所有できないケースにも利用できるなど、様々な状況に対応できます。

■ERPとの連携
電子ワークフローは、ERPと連携することでより大きな力を発揮します。
ERPで出力したデータを電子ワークフローに手動で入力する…などの作業が発生すると、どうしてもライムラグが起こります。ERPと電子ワークフローが一体化すれば、このような余計な手順がカットされるため、よりリアルタイムに情報を取得することができるのです。
それだけではなく、既にERPを導入している場合は、過去データをそのまま使用してワークフローを確立できる場合もあります。無駄な入力が不要になれば人為的ミスもなくなるため、スムーズに業務を進めることができます。

このように、スマートフォンの活用や他システムとの連携を想定することで、電子ワークフローは幅広い業種の様々なシーンで活用できる強力なツールとなります。
どんな電子ワークフローを利用するか悩んだ際は、上記2つのポイントを意識して検討してみてくださいね。
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DXで業務効率化を進めるには、電子ワークフローの導入が不可欠です。テレワーク化、業務の標準化、状況の見える化など、業務効率に関わる多くの課題を解決することができます。 電子ワークフローのシステムは様々ありますが、その中でもERPとの連携やスマートフォンの活用などを意識しましょう。

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