経理ドリブン

従来は、請求書は紙で発行して郵送するのが一般的でしたが、最近は電子データでのやり取りが多くなってきています。
この状況に対して、企業はどのような課題を抱えているのでしょうか。

請求書を受け取る際の課題

近年はPDFデータ、クラウドシステムからのダウンロードなど、請求書の電子化が進んでいます。
電子データは端末さえあればどこでも受け取ることができるので、紙での受け取りに比べると効率的に感じられますが、取引先によってシステムや電子データの規格が異なると個別対応が必要となり、かえって非効率となることもあります。

請求内容を確認する際の課題

受領した請求書は、記載内容に誤りがないか確認を行います。
主に宛名、取引年月日、取引内容、消費税の金額、支払期限などを確認しますが、これに加えて2023年10月1日からのインボイス制度開始後は、適格請求書の要件を満たしているかどうかの確認も必要になります。
要件を満たしていない場合、消費税の仕入税額控除を受けることができなくなるため、確認は正確に行う必要があり、その分の業務負担が増えてきます。

請求書の承認プロセスにおける課題

企業によっては、受領した請求書について支払いのステップに進むまでの間に上長から承認をもらうなどのプロセスを踏む場合があります。
これらについてシステムなどを介さず請求書ごとに個別で対応している場合には時間がかかるという問題があります。
なお、請求書を紙で受領している場合には記名押印などに対する工数もかかってしまいます。

請求書の仕訳をする際の課題

請求内容の仕訳については、近年は会計システムを利用している企業がほとんどかと思います。
手書きや表計算ソフトの入力に比べて利便性の高い会計システムですが、ほとんどの場合、請求書は基本的に毎回手作業で入力する必要があります。
こうした手入力はミスが発生する原因にもなるので、確認も含めて工数が発生してしまう原因の一つです。

支払処理をする際の課題

請求書受領から支払いまでのフローがルール化されていない状態や、複数の人が関わる状態の場合、誰がどこまでの作業を行ったのかがわかりづらくなり、請求書受領後の支払処理に抜け漏れが生じたり、支払い後の消込プロセスにミスが生じたりと、未払いの原因になる恐れがあります。

ここからは先ほど確認した課題を解決するための対策を紹介します。

規格の統一

請求処理の効率化を行う大前提として必要なのは請求書の電子化です。
これまでの慣習で紙でのやり取りを継続している企業についても、積極的に取引書類の電子化を提案してみましょう。
また、既に電子データでのやりとりをしている場合でも、自社と取引先との間で使っているシステムの規格が合っていない場合は統一できないか検討してみてください。
まずは電子データの規格が自社と合っていない取引先を洗い出し、その取引先がどのようなデータを扱っているか、統一できる手段はないのかなどを確認してみてください。

デジタルインボイスの推進

デジタルインボイスは適格請求書発行事業者の登録番号、相手先の名称、品名、単価、数量、取引金額といったデータがセットとなったものです。
デジタルインボイスでは、発行者側も受領者側も同じデータ項目を扱うため、送信・受領後にデータ変換や手入力を行うことなく、そのまま受領者側のシステムに取り込むことが可能です。
これを使うことで請求書確認の手間を大きく減らせると考えられます。

承認プロセス、仕訳、支払いなどの業務フローのシステム化

会計システムを使いながらも、請求処理における各作業を個別で行っていませんか？
近年では、会計システムと一口にいっても様々なものが登場しており、機能もそれぞれです。
会計システムの中には、あらかじめ必要事項を登録しておくことで、自動で仕訳や支払いの処理を進めてくれるサービスも存在します。
さらにこれらのシステムと連動して業務フローもシステム化できれば大きく業務改善が可能です。
会計システムを使用しているにもかかわらず手作業での対応が多い場合は、システムの変更も検討してみましょう。
ただし、導入の際は費用がかかってしまうため、普段の業務状況を考慮してしっかりと費用対効果を確認することも重要です。

先述した課題解決策は業務の見直しとして重要ではあるものの、請求書の受領者側はどうしても目視で内容を確認・入力しなければならないことから、業務効率化を進めるにも限界があることが大きな課題となっています。
この状態を解消するために注目されているのが、請求書の電子化からさらに進んだ請求業務全体のデジタル化です。
特に、デジタルインボイスの普及についての取り組みは、デジタル庁と、会計・業務システムベンダーの団体である「デジタルインボイス推進協議会（EIPA）」とが連携して推進しています。

※参考資料：電子インボイス推進協議会「デジタルインボイスが目指す 商取引のDX（Digital Transformation） 」

デジタルインボイスの特徴

先述の通り、デジタルインボイスは記載された内容のデータがセットとなったもので、標準化・構造化された規格としてデータを扱えるものです。
デジタルインボイスでは、各ユーザーが「Peppol（ペポル）」というアクセスポイントを通じてやり取りをします。
この仕組みは電子メールと同様で、送受信者がそれぞれ異なるサービスやシステムを利用していても問題ありません。
日本では、この仕組みを活用した標準仕様「JP PINT」をベースに、デジタルインボイスの規格が統一されています。
規格が統一されたデジタルインボイスでは、やり取りしたデータをそのまま会計システムなどに取り込むことができるため、仕訳や支払い業務など、請求処理における様々な業務の自動化が期待できます。

Peppol（ペポル）とは

Peppol（Pan European Public Procurement Online）とは、請求書などの電子文書をネットワーク上でやり取りするための国際的な標準仕様で、「Open Peppol」というベルギーの非営利組織が管理を行っているものです。
日本のデジタルインボイスの標準仕様である「JP PINT」については、既に適格請求書と仕入明細書の標準仕様がPeppolのウェブサイト上でも公開されており、多くのシステムベンダーがデジタルインボイスに対応したアプリケーションの開発を進めています。
Peppolのシステムには、インボイスの整合性チェック機能が備えられているため、このシステムを通じて送受信されるインボイスのデータは必ず仕入税額控除の適用を受けるための要件を満たしているデータとなります。

デジタルインボイスのメリット

デジタルインボイスは、請求書の発行者側及び受領者側双方にメリットがあります。

インボイスの発行者側におけるデジタルインボイスのメリット

標準化されたデータとしてインボイスを利用できることから、インボイスを発行した後の請求業務や仕訳処理、入金消込業務について効率化・自動化を図ることができます。

インボイスの受領者側におけるデジタルインボイスのメリット

デジタルインボイスは確実に適格請求書の要件を満たしているため、確認の手間を大きく省くことができます。
また、送受信したインボイスをそのまま取り込めるようなシステムも登場しているため、こうしたシステムを導入すれば、仕訳入力や仕入税額控除の計算などの自動化まで進めることができます。

デジタルインボイスの今後の展開

国際規格に準拠したデジタルインボイスを送受信できる体制をおくことで、インボイスの規格統一によりグローバルな取引にも柔軟に対応できるとされています。
現在はまだ普及途中のデジタルインボイスですが、これを活用することで、請求、支払い、入金消込などの業務について一つのデジタルデータのみで対応できることになるため、経理業務の効率化・自動化が大きく前進できると期待されています。

※本記事の内容は掲載日時点での情報です。