キャッシュレス化の波が到来！経理業務での活用法は？

経費精算システムの導入
交通系電子マネーの活用
クレジットカードの利用

世界的に見るとまだ「現金大国」である日本ですが、最近ではPayPayが実施した「100億円キャンペーン」などの大々的なPR効果もあり、QRコード、電子マネーなどを利用したキャッシュレス決済の認知度も向上しつつあります。その勢いは経理の現場でも例外ではありません。今回は経理におけるキャッシュレス化のメリットと活用例について紹介します。

経費精算システムの導入

会社では切手代や交通費などの支払いのため、金庫で小口現金を管理していることが多くあります。
この場合、金銭のやりとりが発生するごとに小口現金管理帳に金庫の入出金を記帳し、定期的に金庫の現金と帳簿の数字を確認する作業を行うことになります。計算が合わないと、すべての領収書を引っ張り出して値段を照合したり、必要に応じて該当の領収書を提出した社員に確認をしたりなど、大きな手間がかかります。また、金庫内のお金が不足すると銀行に出金しに行かなければならないほか、おつりの準備をする必要もあります。当然、盗難・紛失が起こらないように、金庫の施錠管理も厳重に行わなければいけません。

上記のような手間を軽減できるのが経費精算システムです。経費精算システムとは、社員が経費精算の申請をすることで、自動的にその社員の口座に該当金額が振り込まれるシステムです。これを使用することによって、結果的に小口現金を扱う必要がなくなります。具体的な機能は各提供会社によって異なりますので、導入の際は自社に適したソフトを選ぶようにしましょう。そのためには、自社がどのような小口現金管理をしているのか、関連する課題はないか、現状を把握しておくことが重要です。

※関連リンク：入力から承認まで、経費申請をスムーズに。「Edge Tracker」

交通系電子マネーの活用

キャッシュレスの最も身近な例といえばSuica、ICOCA、PASMOなどの「交通系電子マネー」ではないでしょうか。これを営業担当の外回り用に利用することで、交通費精算の手間を省くことができます。
月に1度、会社で支給、もしくは貸し出したICカードの使用状況を確認し、使用した分だけ交通費として仕訳すれば、営業担当に申請を催促したり、細かい計算をしたりすることもなく、容易に作業を完了することができます。交通系電子マネーの利用履歴は基本的にどのサービスでも確認できますが、Suicaでは駅の自動券売機で履歴と残額をプリントアウトできます。また、モバイルSuicaにすればネットでの確認もできるのでさらに便利です。

クレジットカードの利用

移動以外の経費の支払いにはクレジットカードを利用することで、さらにキャッシュレス化できます。こちらも交通系電子マネーと同様、利用明細が出るので、経費精算時の負担も軽減されます。また、先述した経費精算システムによってはクレジットカードの利用明細を自動的に取り込んで仕訳できるものがあります。これを利用すれば、さらに効率よく会計処理することができます。
その他にも、クレジットカードには特典がついたり、ポイントが加算されるといったメリットがあります。

しかし、支払いが簡単になることで支払対象が経費として認められるか確認がおろそかになる懸念があります。その場合、かえって作業が増えることとなるので、経費の対象となる費用の明確な基準作りは必ず行うようにしましょう。

※関連記事：賢く使って負担軽減！マイル・ポイントの会計処理を仕訳例付きで解説

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