Excelのようにカスタマイズが容易な予算編成システムで、経理部門の負担を軽減しながら経営判断にも貢献できます。
脱Excelで予算編成業務を効率化
予算編成の手法やスタイルは、企業によって異なります。
また、ビジネス環境や経営方針の変化をうけてそれらはどんどん変わっていきます。
このような状況に対応するため、ほとんどの企業が、自由にシートをカスタマイズできるExcelを予算編成に利用しています。
しかし、その自由さや手軽さが仇となり、事業規模が大きくなるにしたがって、さまざまな無理が発生しはじめ、複雑化する予算編成にExcelでは対応しきれなくなってきます。
今まさに、そのような状況にある経理部門の皆さまも多いのではないでしょうか？
今回ご紹介するK社は、洋菓子メーカーとして40年以上の歴史があります。
長年、ホテル、結婚式場、スーパーマーケット向けに洋菓子を製造してきましたが、事業を二代目社長が引き継ぐと同時に、洋菓子製造に関する豊富なノウハウを活かして事業を多角化。
流行を的確に読みながらオリジナルブランドのショップやカフェなどを展開し、この5年で急速に業績を伸ばしてきました。
しかしその成長は、Excelでの予算編成を煩雑きわまりないものにしたのです。
この苦境を、K社の経理部門はどのように乗り越えたのでしょうか？
K社 経理部 部長の石森氏にお話を伺いました。
事業の急速な拡大とともに予算編成業務も手に負えない状況に…
K社では、多くの企業と同様、予算編成業務をExcelで行ってきました。
しかし、この数年で事業が急速に拡大し、事業承継当時に5つだった事業部数が12に増えていく中で、予算編成の煩雑さは手に負えないものになってしまいました。
「ひとつの部署の予算編成に複数の人間が関わって、社内調整や方針変更にともなう変更・修正も次から次へと発生するため、 どれが最新版のExcelシートなのか、分からなくなるのがいちばん困りました」
と、石森氏は回想します。
「そんな状況ですから、予算編成作業は遅延し、入力ミスなども発生してしまいます。
このままでは、経理部門の業務負荷が限界を超えてしまうばかりか、事業計画の実現そのものに大きな影響を与えかねません」
そこでK社では、複数のベンダーやインテグレーターから提案を募り、予算編成システムの導入を検討することになったのです。
適切なコストで必要十分な機能を備えた予算編成システムを選定
予算編成システムの選定で、一番のハードルになったのはコストだそうです。
「コンサルティング込みで1～数千万円かかるシステムが非常に多いですね。
アップデートや仕様変更を考えると、運用コストも相当なものです」
事業規模も業績も急成長しているとは言え、K社の新ビジネスは始まったばかり。
「予算編成業務にそこまでコストを掛けることはできません」
と、石森氏は指摘します。
まずはコスト面から絞り込み、機能などを比較検討して最後に残ったのが、今回採用した予算編成システムです。
「導入コストは一般的な予算編成システムの10分の1程度ですが、機能や操作感、実績などで比較しても、十分に満足できるレベルのものでした」
「特に、操作感がExcelと非常に似ていること、予算編成シートのカスタマイズが容易にできること、財務会計システムと連携できることなどが、導入の決め手になりました」
では実際に、システム導入によってどのようなメリット／効果があったのか、石森氏にもう少し詳しく語っていただきましょう。
ビジネスの変化に合わせて柔軟にカスタマイズできる予算編成システム
今回導入した予算編成システムで、最も気に入っているのは、画面デザインや操作感が非常にExcelライクであることだと、石森氏は評価します。
「使い慣れた予算編成シートのレイアウトをそのまま使えますし、使い勝手もExcelに非常に似ているので、途惑うことなく導入できました」
「予算編成の関係者がひとつのシステムにアクセスして入力するので、複数のシートが入り乱れて最新版が分からなくなるような事態も起こりません」
シートを柔軟にカスタマイズできることも、大きなメリットだそうです。
「一般的な予算編成システムは、一度構築してしまうと改変が難しいですし、大きなコストも掛かります。
しかしそれでは、変化の激しい食品業界・飲食業界のビジネスには対応できません」
「その点、今回の予算編成システムは、経理スタッフでも容易にカスタマイズできます」
もうひとつ、想定以上に役立っている機能が「進捗管理」です。
「全部署の予算データを経理部門で集中管理できるため、予算データの入力状況や承認状況をひと目で把握することができます。
承認フローも実際の予算編成プロセスに合わせて構築できます。
Excelによる予算編成が、いかに煩雑なものだったか、実感できる機能ですね」
と、石森氏は笑いながら語ってくださいました。
予算編成にかかる時間を半分に短縮し経営判断に役立つ情報提供も可能に
「今回、予算編成システムを導入したことにより、予算編成業務にかかる時間が半分程度に短縮され、 混乱、遅延、入力ミスのない、見通しの良い予算編成業務が可能になりました。
予算編成中の社内調整や変更指示にも、柔軟に余裕を持って対応できます」
と、石森氏は高く評価しています。
さらには、予算管理という視点から、経営判断の材料を提供できるようになったことも、大きなメリットです。
「当社で使っている財務会計システムとスムーズに連携できるため、予算編成から予算実績管理や予算執行管理まで、予算に関する一連の業務をまとめて効率化できるようになりました」
「予算管理は、P/Lだけではなく、B/SやC/Fにも展開できますし、実績+予算、実績+見込など、多彩な予算シミュレーションも可能です。
経営陣は、精度の高い予算データをスピーディーに受け取り、的確な意思決定に役立てることができるようになりました」
数字を管理するだけではなく、経営判断に役立つ情報を提供していくことも、これからの経理部門の重要な役目です。
「その点、この予算編成システムは、経理部門の力強い武器になってくれると確信しています」
と、石森氏は締めくくってくださいました。
