顧問税理士と契約している企業が会計ソフトを導入する場合、税理士と連携してソフトを使用することになります。しかしソフトによっては効果的な連携ができないこともあります。最悪の場合、導入後にまったく連携できないことが発覚したというケースも少なくありません。こうした事態を回避するためには、どこに注目してソフトを選べばよいのでしょうか。
今回は会計ソフトメーカーであるミロク情報サービスの南波彰宏課長にご協力いただき、同社が提供するクラウド会計ソフト「かんたんクラウド会計」を例に、税理士と会計ソフトの連携について解説します。
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PROFILE
南波彰宏（なんばのりひろ）課長
株式会社ミロク情報サービス営業推進部課長。その道20年のベテランで「かんたんクラウド」などのクラウド会計のプロフェッショナル。会計ソフトの販売員として、事業者・税理士の両方に会計ソフトを販売してきた経験から、高機能なソフトが手軽に導入できる今だからこそ気をつけたい「税理士と会計ソフトの連携」について教えてもらいました。
会計ソフトは税理士と連携してこそ真価を発揮する
会計ソフトが普及した今でも、月次決算の度に、手書きやMicrosoft Office Excelで作った帳簿を税理士にメールで送る企業は少なくありません。この場合、税理士は受け取ったデータを確認し、誤りがあった場合は修正の上、会計事務所の会計ソフトに修正済みの数字を反映するという、非常に手間のかかる手順を踏む必要があります。中にはエクセルのフォーマットがそのままインポートできず、エビデンスをもとに一から帳簿を作成しなければならない、という事態もあるようです。
ほかに、インポートできない形式のエクセル帳簿を送付する際の課題は下記の通りです。
- 帳簿だけでなく、毎月、大量のエビデンスを郵送、もしくはスキャンしてメールで送付する必要がある
- 帳簿を送っても、エビデンスが揃わなければ税理士は作業に着手できない
- エビデンスに漏れがあった場合、再送までに時間的なロスが発生する
- 税理士の作業時間の多くが企業側で作成した帳簿のチェックに当てられるため、税理士からタイムリーな経営アドバイスをもらうことが難しい
このような課題は、「税理士が導入している会計ソフトと連携可能」な会計ソフトを企業側が導入することで解決できます。
オンプレミス型とクラウド型の連携機能の違い
会計ソフトには大きく分けて2つの種類があります。自社のパソコンやサーバにインストールするタイプの「オンプレミス型」と、インターネットからログインして利用する「クラウド型」です。それぞれの機能の違いについて、連携という視点から南波課長に解説してもらいました。
■オンプレミス型
会計ソフトのデータはパソコンのローカル環境や社内ネットワークのサーバに保存されているため、データを共有する際は、ソフトからデータを書き出して税理士に送信します。
企業側と税理士側が異なるメーカーの会計ソフトを使用している場合、連携できることもありますが、一方で、企業側で書き出したデータ自体が、税理士の使用している会計ソフトに適応しないこともあります。共有するデータの形式が双方でマッチするか、必ず事前に確認してください。
なお、データを共有するには必ず何らかの方法で会計ソフトから書き出さなくてはならないため、税理士は基本的に途中経過のチェックはできません。そのため、企業側はある程度の内容までは自力で資料を作成する必要があります。
■クラウド型
会計ソフトのデータはインターネット上にあるため、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスすることができます。ひとつの会計データについて複数のアカウントを設定することもできるため、企業と会計事務所はそれぞれのID、パスワードを用意してログインすれば、簡単にデータを共有できる上に、税理士は企業での記帳作業などの状況をリアルタイムで把握することができます。
なお、ひとつのID、パスワードを企業側と税理士側で共有することは、セキュリティやコンプライアンスの観点からおすすめできません。
また、「
かんたんクラウド会計」では企業用のアカウントとは別に会計事務所専用のアカウントを設定することもできます。会計事務所が多数の顧問先企業の会計データを一元的に管理できるようになっているため、よりスピーディな対応が可能です。
会計事務所との連携がスムーズになるレシート取り込み機能
税理士との連携を考慮すると、クラウド型の会計ソフトを選んだ方がよいということがおわかりいただけたかと思います。ここでひとつ、具体的な連携方法をご紹介します。
先述したように、クラウド型会計ソフトでは税理士が直接ログインして仕訳入力の作業を行うことも可能です。しかし仕訳を入力するにはレシートなどのエビデンスが必要です。
その際に活躍するのが証憑書類取込機能です。これを使うことで、レシートなどを会計ソフトに取り込み、共有することができます。取り込み方を「かんたんクラウド会計」を例に説明します。
■レシート取込から仕訳までの流れ
ステップ1：レシート（証憑書類）をスキャン
スキャナでレシートをスキャンします。自動補正機能により、方向は自動で補正されます。
ステップ2：画像データを保存
JPG形式で画像データを保存します。
ステップ3：ホーム画面の「日常処理」→「明細取込」を選択
ステップ4：レシート画像をアップロード
自動で画像解析が行われ、「日付」、「金額」、「電話番号」が読み取られます。
ステップ5：ホーム画面の「日常処理」→「仕訳作成」を選択
ステップ6:「科目」「部門」「摘要」を直接入力
仕訳作成を行っていない取引明細および証憑が一覧に表示されるので、取り込んだレシート画像を見ながら、「科目」「部門・補助」「消費税コード」を入力します。
簿記に詳しい担当者がいないなど、企業側で勘定科目を入力するのが難しい場合は、ステップ４までを企業側で行い、ステップ５以降を税理士が行うなど、作業を分担して仕訳入力を進めることも可能です。
このような連携はオンプレミス型では難しく、クラウド型だからこそできる特長と言えます。
これによって、月次決算を早期に完了することができ、よりタイムリーに税理士のサポートを受けることが可能になります。
※関連サイト：
会計ソフトがはじめてでもわかりやすい！「かんたんクラウド」
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会計ソフトを選ぶ際は、ついコストや使う頻度の多い機能に目が行きがちですが、顧問税理士がいる場合は連携にも注目することが重要です。本文でご紹介した証憑書類取込機能のように、様々なデータを共有しやすいソフトを選ぶのがよいですが、どのソフトがよいか迷った際には税理士とともに検討してみてもよいでしょう。
