経理ドリブン

今回も引き続き、実地棚卸を題材に、不正が起こりやすいケースにおける問題点や対処法、そこから学べる経理の心得について話を進めています。

２．ケースで考える ～実地棚卸に関わる不正からの学び（その５）

第54回では、実地棚卸に関連したいくつかの不正の例を挙げた上で、主としてどの段階で行われる不正なのかという観点で次の（１）から（３）のように整理しました。
（１）から（３）の段階ごとに、どんな状況だと不正が起きやすいのか、それに対してどう対処したら良いのかなどについて話を進めており、（１）と（２）については前回までに説明済みですので、今回は（３）について説明します。

【図表１】実地棚卸の段階ごとの不正の例

（３）実地棚卸後、カウント結果に操作を加えるパターンの不正

上記⑥の不正は、「実地棚卸後、カウント結果に操作を加えるパターン」に分類できます。⑥の不正が行われると、カウント実施者が適切にカウントを実施したとしても、それが無効となってしまいかねません。
ここで【シーン１】をご覧ください。

【シーン１】

当該不正が起きやすい状況と対処法

私が監査現場で経験してきたことも踏まえて考えてみると、当該不正が起きやすい状況として以下のようなことが挙げられます。

カウントの記録が修正しやすい状態になっている場合

①記録を自身で修正することによる不正

不正が起きやすい状況というのは、カウント時の記録を自身で修正しやすい状態（改ざんしやすい状態）になっている場合です。例えば、一覧表やタグへの記入が鉛筆書きでも良いケースはその1つです。この場合は、一旦鉛筆で一覧表やタグに記入されたカウント結果を、隙を見て書き直してしまってもその痕跡が分かりにくいため、改ざんがしやすい状態と言えます。
また、誰でもアクセスできるようなところに実地棚卸のカウント結果（一覧表やタグ）が放置されているケースも改ざんしやすい状態の1つです。その場合は、カウントの記録を改ざんする機会がいくらでもあるので、改ざんしようと思えば容易に改ざんができてしまいます。
記録の改ざんによる不正を行われにくくするには、鉛筆書きなどの改ざんが容易な記録は止め、ペンなどでの記録をルール化することが考えられます。また、カウント結果を記録した一覧表やタグの保管責任者を明確にし、その者の管理下に置くことが考えられます。
なお、今は手書きではなくシステムを導入している企業も多いかと思います。そういう場合でも、システムの利用権限等の設定をしていなかったり、アクセスログや修正履歴などが残らなかったりという状況であれば、やはり記録の改ざんによる不正が行われるリスクが高くなりますので、その辺りへの対処もしておく必要があるでしょう。

②記録を他者に依頼して修正することによる不正

上記①はカウントの記録そのものを自身で修正してしまうケースですが、別の方法でカウントの記録が修正されてしまうこともあり得ます。【シーン１】では、実地棚卸時に100個としてカウントした商品Aを150個に修正して欲しいなど、営業担当からカウント数量の事後修正を依頼された管理部担当者が、それに対して何の疑問も持つことなく修正に応じてしまっている様子が描かれています。カウント結果を厳しく管理すべき部署が、カウント結果の事後修正の依頼を簡単に認めてしまっているわけです。
実はこれは実地棚卸そのものの意義を失いかねない危険な状況です。実地棚卸時のカウントが適切であれば数量は確定しているはずなので、事後的な修正を認めるのは例外中の例外であると認識する必要があります。中には本当に実地棚卸時のカウントに問題があり、正しい数量に事後修正する必要がある場合もあります。ただし、その場合には、カウント結果の事後修正のルールを作り、正式なルートで修正依頼をし、管理部でも当該修正に問題がないかをチェックすることが必要です。カウントがもれていたというのであれば、その現物や関連証憑などを通じて改めて在庫の存在をチェックしたり、どうして実地棚卸時にカウント誤りが生じてしまったのかを調査したりと、厳しい対応が必要になると考えられます。

カウント結果が正しく帳簿在庫に反映されたかを全くチェックしていない場合
上記①や②は、カウント結果の記録の方を修正するタイプの不正です。しかし、カウント結果の記録自体を修正しなくても、カウント結果の記録がそのとおりに帳簿に反映されなければ、不正が行われてしまいます。ここではそうした不正についても少し触れておくことにします。
仮にカウント結果が正しく帳簿在庫に反映されたかを全くチェックしていないとすると、カウント結果の記録と異なる数量で帳簿に反映させるといった操作もできてしまいます。
実地棚卸のカウント結果（一覧表やタグ）の記録どおりに帳簿に反映されなければ、いくら実地棚卸で正しくカウントしても無意味になってしまいかねません。帳簿への反映という最終段階でも不正が行われるリスクがありますので、経理パーソンの方々は注意を払う必要があります。
経理部門に限らず、どの部署でも一緒ですが、入力元資料と入力結果とが一致していることは、何かしらの方法でチェックする必要があります。この点に関しては、自己チェックと他者チェック、二重チェックやクロスチェック、予防チェックと発見チェック、手作業とITの活用等々、本稿を通じて適宜触れてきたところですので、今回は説明を割愛させて頂こうと思います。

以上見てきたように、実地棚卸後でも、カウントの記録が修正しやすい状態になっている場合や、カウント結果が正しく帳簿在庫に反映されたかを全くチェックしていない場合などは、事後的な操作による不正が行われかねないことが分かりました。
こうした事後的に行われる操作の問題は、実地棚卸に限らず、他のさまざまな業務を行う際にも当てはまることで、経理パーソンの方々には意識して頂きたい点です。
事後的な操作に関する問題に対処するには、特に次のようなことをポイントとして挙げることができます。

これらを踏まえて、経理の心得として以下の点を挙げたいと思います。

経理の心得15

事後的な操作の可能性に注意を払う

３．おわりに ～事後的な操作の可能性を意識しよう

今回は、実地棚卸を題材に、在庫絡みで起こりやすい不正のパターンの中から、「(3)実地棚卸後、カウント結果に操作を加えるパターン」にスポットを当てて、問題点と対処法を考えてみました。
ここまで5回にわたり、実地棚卸に関わる不正からの学びについて説明してきました。実地棚卸にはいろいろな局面で不正が行われるリスクが高いことを確認するとともに、行われやすい具体的な不正の例や対処法などを取り上げてきました。リスクが高い分、そこから学ぶことができる対処法もいろいろあり、経理パーソンの方々の心得になる点も多かったことと思います。是非、経理パーソンの方々には、ご自身の業務の参考にして頂ければ幸いです。