経理ドリブン

新型コロナウイルスの大流行をきっかけに、これまで毎日会社に出勤して働いていた人たちも、テレワークの推進などで働く場所は会社に限られなくなるなど、働き方が大きく変わりました。一方で、会社側からすると従業員の様子がつかみづらくなるといったことも起こり得ます。そうすると、従業員が何らかの壁にぶつかっていても分からないなど人の管理が難しくなり、タイムリーに助言ができずに仕事の進捗が悪くなるなど、生産性ダウンが進んでしまうことも考えられます。そこで本稿では、人の生産性アップにつながる原価管理について考えています。
「原価管理①」では、人の生産性アップにつながる原価管理の仕組み作りの第一歩として、「実績時間の把握」に絞って話を進めました。
「原価管理②～③」では、実績時間を把握した後のステップである、「実績時間の分析」に話を進め、実績時間が多いのか少ないのかを判断するためのモノサシが必要であること、そして、モノサシの一つとして計画値を挙げ、タイムリーかつ効率的に分析するための仕組みについても説明しました。
今回は、実績時間の分析から対応策を検討する際に気を付けたいポイントについて考えてみようと思います。

２．ケースで考える　～実績時間の分析から対応策を検討する際に気を付けたいポイント

それでは、私が以前、監査業務をしていた際に経験した監査法人における原価管理も踏まえて、人の生産性アップにつながる原価管理の仕組みについて、引き続き考えていこうと思います。

まずは、ある監査法人での出来事を描いた次の【シーン１】をご覧ください。舞台となっているX監査法人は前回以前と同じです。その業務の概要や抱えている問題については、前回以前の各シーンをご参照ください。

【シーン１】

【ケース１】手待ち時間の発生

【ケース１】のような状況になったとき、それをスタッフ個人のやり方の問題としてとらえてしまいがちですが、それでは対応策を考えても効果は限定的なものにとどまってしまいます。では、今回の問題をチームの問題としてとらえるとどうなるでしょうか。監査先への資料準備やヒアリング日程調整など、監査時間に大きく影響しかねない問題について、できる限り事前に行うようチームとして徹底できていなかったととらえることができます。誰でも同じようにできる仕組みや体制が整っていないという、組織の問題として考えるべきなのです。このようにとらえて、今後の対応策をチーム全体で検討します。例えば、事前依頼できる資料やヒアリングが必要なところの洗い出しをし、事前に余裕を持って監査先にまとめて依頼したり、日程調整したりと、監査先への訪問前に済ませておけることは済ませておく体制を整えるのです。そうすれば、他のスタッフも含めて同様の問題が発生するのを避けることができるようになります。

【ケース２】検証時間が過大

【ケース２】のような状況になったときも、それをスタッフ個人のスキルの問題としてとらえて対応策を考えると、やはり効果は限定的なものにとどまってしまいます。これもチームの問題としてとらえれば、見え方は変わってきます。
スタッフの予備知識の不足をカバーすべく、監査先の業務のポイントや検証の進め方について、先輩スタッフ等により十分な説明が行われる体制になっていなかったとか、割り当てた業務について通常どのくらいの時間内で完了するものかをスタッフに伝える体制になっていなかったとか、当該スタッフの業務の進捗を現場主任等が確認してフォローする体制になっていなかったといった具合です。このような体制を見直すことで、同様の問題が発生するのを避けることができるようになります。

【ケース３】イレギュラーな取引

その結果、イレギュラーな販売取引の影響で当初の想定よりも検証に時間がかかりそうであることを、現場主任は監査先に伝えましたが、購買取引に関しては特に何も伝えませんでした。
【ケース１】や【ケース２】にある業務実績時間の過大発生に関しては、監査チーム側の業務の見直しなどを行うことで、今後の業務時間の発生を抑えることもできそうです。一方、【ケース３】における業務時間の過大発生はこれとは異なる性格のものです。
【ケース３】の場合は、計画時には想定していなかったイレギュラーな取引を監査先が行ったことで、必要かつ十分な検証を行うためにはどうしても計画よりも時間を要することになったという状況です。このケースでは、計画時間を超過しそうだから検証の質を下げるというのでは本末転倒であり、実績時間が計画時間を超過したことは問題ではありません。むしろ、このケースでは、「監査先が期中にイレギュラーで非常に重要性のある販売取引や購買取引を行った」ことで、当初想定していなかった検証時間がどうしても必要になったということで、例えば、監査先との間で報酬の追加について別途協議をするなど、【ケース１】や【ケース２】とは異なる対応策をとることが考えられます。
このケースではスタッフが現場主任にこうした状況を伝えていたかどうか、そして、監査先に伝えていたかどうかで、報酬の追加に関する協議がスムーズにいくかどうかに違いが出てきかねません。ただし、現場主任への伝達の良否というスタッフ個人の問題としてとらえて対応策を考えると、やはり効果は限定的なものにとどまってしまいます。これもイレギュラーな状況の発生についてチーム内で共有する必要があるといった、チームの問題としてとらえて対応策を考える必要があるでしょう。

以上見てきたように、チーム内で実績時間超過の問題を分析し、対応を検討する際には、一個人の問題としてとらえず、チーム（組織）の問題としてとらえるという視点が大切です。また、対応策は、今後の実績時間を減らす方向のものに限られません。無理に実績時間を減らすのではなく、別の方向での対応も検討できることを念頭に置くと良いでしょう。
これらは実績時間の分析から対応策を検討する際に気を付けたいポイントの一部ではありますが、これらのポイントを考慮した結果、【シーン１】で描いたX監査法人では次のような見直しをすることになりました。

【シーン２】

３．実績時間の分析から対応策を検討しよう

人の生産性アップにつながる原価管理の仕組み作りのうち、1回目では「実績時間の把握」について、2～3回目では「実績時間の分析」について、例を挙げながら説明しました。
そして今回は、実績時間の分析から対応策を検討する際の参考となるよう、起こりがちな問題と対応策について3つのケースを使って説明しました。その中では、対応を検討する際には、一個人の問題としてとらえず、チーム（組織）の問題としてとらえるという視点が大切であることを強調しました。
今後、原価管理の仕組み作りを検討する上での参考にしていただければ幸いです。