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働き方改革 2017/09/14

複合機を活用して働き方改革を推進

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高機能化する複合機を上手に活用すれば、多くの企業で加速しつつある「働き方改革」をさまざまな側面からバックアップできます。

複合機を活用して働き方改革を推進

多くの企業で「働き方改革」への取り組みが加速しています。 企業によって考え方はさまざまですが、その方向性は大きく3つに分けられそうです。 ひとつは「生産性の向上」。業務効率化によってコストを削減していくと同時に、より創造的な業務に取り組む余裕を生み出していこうとするものです。とくに営業部門にとっては、外出先で業務を完結できることが重要です。 ふたつめは「ワークライフバランスの最適化」。私生活が充実していなければ、仕事にも大きな影響が出てしまいます。優秀な人材の確保と定着を図るためにも、ライフスタイルやライフステージに合わせて柔軟に、仕事と生活のバランスを取れる環境の構築が企業の急務となっています。 最後に「コミュニケーション強化」。スマートフォンやモバイル端末がビジネスでも当たり前の存在となっていく中で、社内・社外とのコミュニケーションをより円滑にすることにより、生産性の向上を図っていこうとするものです。 このような「働き方改革」の取り組みを後押しするために、さまざまなソリューションの提案が行われています。

働き方改革でクラウドサービスなどと連携し大きな役割を担いつつある複合機

働き方改革を支援するソリューションは、以下のように多岐にわたります。
スマートフォンやタブレット端末、ノートPCの活用
会社支給のモバイル端末のみならず、個人のスマートフォンなども仕事に取り入れて、社外や在宅でもオフィス同様に働けるようにするものです。最近では、モバイルデバイス管理ツールなどと組み合わせて、利便性とセキュリティをバランス良く両立できるようになってきました。
クラウドサービスの活用
Office系ソフトからグループウェア、さらには、経費精算、ファイル共有、ワークフロー、プロジェクト管理、顧客管理まで、ビジネスアプリケーションは続々とクラウドサービス化されており、モバイルワーク推進の大きな原動力になっています。
人事系ソリューションの活用
近年の就業管理システムは、多様な働き方に柔軟対応できるようになっており、過重労働の実態を見える化・チェックできるものも増えてきました。また、メンタルヘルス対策に有用なソリューションやサービスも充実しつつあります。 このように多種多様な働き方改革ソリューションが登場する中で、クラウドサービスなどと連携しながら、大きな役割を担いつつあるのが「複合機」です。 続いて、その主な活用法をご紹介しましょう。

いつでもどこでも閲覧・活用できるようビジネス文書を複合機でスキャンして電子化

最近のビジネス複合機は、クラウドストレージやファイル共有サービスと連携できるものが増えてきました。 紙のビジネス文書をスキャンして電子化し、クラウドのファイル共有サービスなどに保存しておけば、インターネット経由でいつでもどこでも書類を閲覧・活用できるようになります。電子化することによって、書類を検索・整理しやすくなることも魅力です。 また、アクセス権管理やデータ暗号化のできるファイル共有サービスなら、安全かつ容易に取引先と情報共有することができます。
【スキャン機能の活用例】
 
企業間で電子化した定型文書を共有
見積書、契約書、注文書などの定型文書を電子化してクラウド上に保管すれば、取引先と安全に書類を共有し、どこでも簡単に閲覧できます。
手書きの報告書等を外出先でスキャンして本部に転送
日報などの定型文書は、あらかじめスキャン後の処理方法を設定しておけば、その種類に応じて保存先や転送先を自動的に振り分けることができます。
仕事で使う資料を手間なくスキャンしてPCに転送
仕事で使う紙の資料などは、ボタンひとつでスキャンして自分のPCに転送できます。タテヨコやカラーなどの設定も自動処理されるので、手間がかかりません。

ファクス受信データをプリントせずに社内外のどこからでも閲覧可能に

ファクス = 紙で出力されるもの、という認識は過去の話です。 近年の複合機は、受信したファクスデータを電子データのまま扱い、PCなどで簡単に閲覧できるようになっています。 必要な書類だけプリントすることでムダな紙出力を削減できるほか、ファクス文書の活用度も飛躍的に向上します。
【ファクス機能の活用例】
 
受信したファクスデータを外出先で確認
ファクスを受信したらデータをクラウド上に保管し、メールで通知できます。外出先でモバイル端末から受信内容を閲覧できるため、いちいちオフィスに戻ることなく、迅速な対応が可能になります。
受信したファクスデータを目的別に自動振り分け
ファクスの内容や宛先に応じて、保存先や転送先を自動的に振り分けられます。転送先PCには、ポップアップ通知で知らせることができます。
全員に知らせる必要のある連絡文書をメール通知
関係者全員で共有する必要のあるファクスが届くと、受信データを一斉メールとして送信することができます。外出先にいる関係者とも、迅速に情報共有することが可能になります。

クラウドサーバーを活用して外出先でもプリントアウトが可能に

客先での打合せ中に急にプリントが必要になったり、移動中にプリント忘れに気づいて慌てたり、外出先・出張先で意外に困ってしまうのが、書類のプリントアウトです。 そんな時は、クラウド上のプリントサーバーを利用しましょう。 PCやモバイル端末などから印刷したい文書を登録すれば、外出先にある複合機から簡単にプリントすることができます。
【プリント機能の活用例】
 
他の事業所にある複合機でプリントする
他の事業所に設置されている複合機から、自分のID&パスワードでクラウド上のプリントサーバーにアクセスすれば、登録した文書をプリントできます。
コンビニエンスストアのネットプリントを利用する
クラウド上のプリントサーバーに登録した文書をネットプリントに転送すれば、コンビニエンスストアのマルチコピー機からプリントできます。
**********

今や、ビジネス複合機は、ビジネス文書を電子化して活用するための中心的マシンへと進化し、働き方改革でも重要な役割を果たしています。この機会に、是非とも活用法を検討してみてください。

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