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働き方改革 2020/12/15

契約書の電子化でハンコのための出社をなくしましょう!

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テレワークの普及が進みつつありますが、書類への押印といった業務で出社せざるを得ないケースはまだまだ多いようです。今回は、契約書の電子化で必要以上の出社を減らす方法をご紹介します。

契約書の製本、押印、発送などのために出社していませんか?

東京副都心エリアに本社を置くF社は、小規模なゲームソフト開発会社です。小規模とはいえ自社ブランドのスマホアプリをリリースしているほか、大手ゲームメーカーの下請けとして重要な開発業務を請け負うことも少なくありません。

以前から、複数のソフト開発会社とデータ共有しながら業務を進めることも多かったため、新型コロナウイルス対策としてテレワーク化を進めることはそれほど難しいことではありませんでした。開発部門や営業部門のみならず、管理部門でも積極的なテレワーク化を進めていましたが、営業部のN村さんが総務部のオフィスをのぞいてみると、法務担当のT橋さんがひとり忙しそうにしています。

N村さん「あれ、T橋さん、今日は出社?」

T橋さん「ああ、N村さん」
T橋さん「ハンコもらうために出社とか、ホント、けっこう多いのよね〜。N村さんもそうじゃないの?」

N村さん「営業部もエンジニアやクリエイターとの業務委託契約とか多いからね」

T橋さん「言っちゃなんだけど、時間ムダにしてる感、あるよね」
N村さん「電子契約のクラウドサービス、いろいろあるよ?」

ITに疎いT橋さんは、初めて聞く業務効率化の糸口に興味津々です。電子契約とはどのようなものなのでしょう?

煩雑な契約業務を電子化して効率アップ!

契約書の作成、レビュー、承認、印刷、製本、押印、収入印紙の貼付、契約先への送付、保管など、契約業務は煩雑にして慎重さの求められる仕事です。

N村さん「要するに電子契約って、契約書を電子データにすることで、煩雑な契約業務を大幅に効率化しちゃおうというサービスなんだよね」

T橋さん「なるほど?」

N村さん「例えば、契約書は電子データで作成すれば印刷や製本はいらなくなるし、電子サインを使えばハンコを押すために出社する必要もない。契約先とのやりとりもオンラインでできるし、ファイルサーバで契約書の保管管理もできる。契約業務のために出社する必要は全くなくなるわけ」

T橋さん「ふむふむ、電子契約サービスを利用すれば、ほぼすべての契約業務をクラウド上で処理できる訳ね」
T橋さん「そもそも契約書って『誰と誰が』『いつ』『どのような内容について』『合意したか』を証拠として残すことよね。ハンコやサインはその象徴と裏付けになるわけだけど、電子契約の場合、法的な拘束力は保証されるの?」

N村さん「それについては、電子サインとタイムスタンプを組み合わせて解決するみたいだね」

T橋さん「タイムスタンプ?」

N村さん「タイムスタンプとは、一般財団法人日本データ通信協会が認定した時刻認証局が発行するデータで、ある電子データがある時刻に確実に存在していたことを証明するものなんだよね」

T橋さん「なるほど?」
N村さん「電子契約サービスの場合は、契約が締結された時点で契約書データに電子サインとタイムスタンプを付与することで、『誰と誰が』『いつ』合意したか、合意後に契約書が改ざんされていないかを証明するわけ」

T橋さん「よくできてるなぁ」

契約業務の電子化でコストと時間を大幅に節約!

T橋さん「電子契約の仕組みはなんとなくわかったけど、導入効果はどうなの?そこがはっきりしてないと、上司を説得しづらいわ~」
N村さん「印紙税法の基本通達第44条によると、印紙税の対象となるのは『紙の文書として作成された』契約書なんだよね。電子データで締結された契約は対象外なんだって」

T橋さん「よく知ってるわね〜」

N村さん「あれっ? 僕って、ゲーム開発会社の営業だよね?」

T橋さん「いいからいいから。他にはどんなメリットがあるの?」

N村さん「人件費や業務負荷の削減かな」

T橋さん「私たち現場の人間のメリットね」

N村さん「T橋さんは、今こうして、契約書の印刷、製本、押印、発送のためにわざわざ出社しているわけだけれども、そもそも電子契約ならそれらのプロセスが必要なくなるわけ」

T橋さん「そうか、契約締結もオンラインでできるから、私たちも、上長も、契約先の人たちも、自宅のPCで契約業務をできちゃうんだ」

N村さん「通常、4〜5日かかっていた契約締結業務を、ものの数分でこなせるという試算もあるよ」
T橋さん「時間短縮で空いた時間を、例えば私なら、総務部門のより重要なミッションに充てることができるってことよね」

N村さん「正直、この手の業務で勤務時間を食われるのはツライもんね」

T橋さん「そうそう、そうなのよ〜」

契約書の保管管理にともなうリスクも電子化で解消!

T橋さん「契約書と言えば、保管管理も大変なのよね。文書キャビネットは毎年増えて、オフィススペースを圧迫するし」

N村さん「紙文書だと、汚れたり、破れたり、紛失しちゃったり、けっこう多いんだよね」

T橋さん「総務で作成した契約書については、私がリストを作成して、キャビネットの鍵を管理しているけど、実は他部署で独自に作成・締結した契約書については把握できていないのよね〜」
T橋さん「ひとつのファイルサーバーだと、契約書が全社員に丸見えにならない?」

N村さん「そこは例えば、部門や種類によって契約書の閲覧権限を制限できる機能がついているかどうか、サービス選定時にチェックすることになるね」

N村さん「導入メリットと言えば、電子契約サービスには契約書のひな形が用意されているものが多いから、上手く活用すれば、契約書作成業務も効率化できると思うよ」

T橋さん「ウチの会社独自の契約書をひな形として登録できるサービスが良いわね。契約内容にブレが無くなるし、必須事項の書き忘れもなくなるし」

N村さん「営業部としても、その方が助かるなぁ」

T橋さん「ところで、実際の話、電子化できる契約書にはどんなものがあるの?」
N村さん「これはあるサービスの例だけど、こんな感じかな」
T橋さん「けっこう充実してるのね」

N村さん「電子化できない契約書もあるけど、今後、法整備が進めば電子化できるようになるはずだよ。営業部で作成・締結する契約書も多いから、ぜひとも導入して欲しいなぁ」

T橋さん「なるほど、それでこんなに詳しいって訳か」

契約書のリーガルチェックをAIで自動化!

T橋さん「契約書のひな形があると作成は効率化できるけど、レビューやリーガルチェックにはやっぱり時間がかかっちゃうわね」

N村さん「そこは法務担当のT橋さんが頑張ると言うことで・・・」

T橋さん「うう〜ん、法務については私たち総務部門が兼務しているんだけど、あくまでも兼務で、専門家って訳じゃないのよ〜」

N村さん「ありゃ、そうなんだ」
N村さん「不安ではあるよねぇ」

T橋さん「細かい契約書まで弁護士事務所に出すわけには行かないし、外注するにせよしないにせよ、時間と手間はかかるのよ〜」

N村さん「そう言えば、最近はAIで契約書のリーガルチェックができるクラウドサービスがあるらしいね」

T橋さん「ホント?」
T橋さん「いいな、それ欲しいな。社内でのリーガルチェックはリスクが高いし、弁護士事務所は外注費が高いもの。AIを使えば、上手くバランスを取ってリスクもコストも下げられそう」

N村さん「電子契約もリーガルチェックも、クラウドサービスだから少ないイニシャルコストで導入できるのが良いね」

T橋さん「とはいえ、契約業務にはいろいろな部署が絡んでくるからね。まずは、電子化しやすそうな契約書をリストアップして、そこから試験的に導入してみるのもアリね」

N村さん「営業部からもよろしくおね・・・」

T橋さん「ええ〜っ、稟議書作成手伝ってよ。言い出しっぺでしょ?」
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