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会計処理 2020/07/14

【クラウド会計ソフトの教科書 第1回】現金出納業務はこんなに簡単!

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経理の基本的な業務には、お金の残高を管理する「出納業務」、入出金履歴を帳簿や伝票に記帳する「記帳業務」、記帳した数字をまとめて決算書を作成する「集計業務」の3つがあります。その中でも、頻繁に行う出納業務は、正確さとスピードが求められるものであり、クラウド会計ソフトのメリットを活かしやすい業務です。
今回は、クラウド会計ソフトの使い方を紹介する「クラウド会計ソフトの教科書」シリーズの第1回として、現金出納帳の概要と、処理の仕方を解説します。

出納業務とは

ものを出し入れすることを「出納」と言いますが、経理における出納業務とは、現金もしくは銀行口座からのお金の出入りを「出納帳」に記入し、帳簿と実際の残高が合っているかチェックすることを指します。帳簿には現金・小口現金を記す「現金出納帳」、普通・当座などの口座の「預金出納帳」、掛金取引用の「売掛帳」、「買掛帳」の4種類があります。その中でも、今回は、特にミスやトラブルが起こりやすい「現金出納業務」について詳しく紹介します。

現金出納業務は、現金や小口現金による毎回の取引を記録して、実際の現金残高が一致しているかを確認する業務です。これを実施することで「キャッシュフローの可視化」のほか、領収書の改ざん、現金の使い込みなどの「社内不正の防止」に役立てることもできます。

■現金出納帳の基本項目
  • 日付…実際に入出金した日を記入する
  • 勘定科目…事前に決めたルールに従って勘定科目を設定し記入する
  • 摘要…取引先や内容を記入する
  • 収支金額と差額残高…算出された金額を記入する。

現金出納業務に手間がかかる原因は?

現金出納業務は、共通のルールのもとに処理しなければ記載金額と残高が不一致になってしまうため、現金出納帳への記入のタイミングやルールが厳しく決まっていることが多くあります。例えば、日付を実際の入出金日にするか、領収書付けのものにするかだけでも、残高は変わってしまいます。このような些細な違いで残高不一致が起こってしまうので、ミスが起きた際に原因を究明するには大幅に時間がかかるのです。手書き・もしくはエクセル(Microsoft Office Excel)の現金出納帳を使っている場合は特に注意が必要です。

なお、現金出納業務は、特に切手代などの日常の細々した出金が多く、手書きやエクセルの場合は正しく運用していても非効率でミスが発生しやすいのが大きなデメリットです。そのため、入力の効率化が図れる会計ソフトを利用する企業が増えていますが、特に便利なのがクラウドを利用した会計ソフトです。クラウド会計ソフトでは安全なセキュリティのもと、複数の担当者がどこからでも作業できるため、スピーディで正確な現金出納業務を行うことができます。

クラウド会計ソフトの現金出納帳機能で確認・入力作業を効率化!

まずは現金出納帳のデメリットに対して、クラウド会計ソフトの導入がどのように有効なのかまとめました。
手書き・エクセルの現金出納帳 クラウド会計ソフトの現金出納帳
勘定科目などを覚えなければならない あらかじめ設定された勘定科目から選択可能
記入に時間がかかる 記入の手順が決まっているため効率的
総勘定元帳への転記作業が非効率 総勘定元帳には自動的に反映される
電子決済の導入が難しい 銀行口座との連携が可能
紛失の可能性がある セキュリティ対策が施されたインターネット上に保存されるので紛失の心配はない

続いて、実際にどのような操作が行われるか、ミロク情報サービスが提供している「かんたんクラウド会計」を使って確認してみます。

クラウド会計ソフトにおける現金出納業務の例
条件:7月5日に店舗用機材1万2,572円を現金で支払い、領収書を受け取る。
同日に現金出納帳に記入する。

■ステップ1:クラウド会計ソフトのホーム画面から「出納帳」クリック

■ステップ2:現金出納帳から科目(現金)を選択

■ステップ3:月日⇒相手⇒摘要⇒消費税⇒出金額と記入する

■ステップ4:仕訳帳に自動的に入力される

入力手順が決まっており、各出納帳の切り替えも容易なので、作業効率が高いことがおわかりいただけたかと思います。

※関連サイト:会計ソフトがはじめてでもわかりやすい!「かんたんクラウド」
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現金出納業務を効率よく行うためには、細かなルール作りとそれに沿った正確な処理が必要です。そのためにはクラウド会計ソフトが便利ということがおわかりいただけたかと思います。今回紹介したソフト以外にも、現金出納帳はほぼ間違いなく搭載されている機能なので、ぜひ使ってみてください。労力がかかる業務だからこそ、クラウド会計ソフトに切り替えることで効率化が実感できます。

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