画像付きで徹底解説！クラウド会計ソフトを使った予実管理とは

クラウド会計ソフトは予実管理にも使える！
クラウド会計ソフトで予算を設定する
クラウド会計ソフトで実績を確認する

営業利益などの予算を計画し、実績を管理する「予実管理」は、企業が安定した経営を進めるうえで欠かせないものです。予算と実績の状況を営業・経営戦略に活かすためには、小まめな現状確認が肝心ですが、そのための資料をイチから作成するには大変な労力がかかります。
しかし、クラウド会計ソフトを使えば資料は自動で作成されるので、膨大な時間や手間を心配することなく予実管理を行うことができます。
今回は、会計のプロであるミロク情報サービスの南波彰宏課長に協力いただき、クラウド会計ソフトによる予実管理の方法を画像付きで解説します。

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PROFILE

南波彰宏（なんばのりひろ）課長

株式会社ミロク情報サービス営業推進部課長。その道20年のベテランで「かんたんクラウド」などのクラウド会計のプロフェッショナル。会計ソフトの販売員として、事業者・税理士の両方に会計ソフトを販売してきた経験から、財務報告書を生かすためのクラウド会計ソフトの使い方について教えてもらいました。

クラウド会計ソフトは予実管理にも使える！

予算と実績を対比・分析した結果を営業計画などに反映するためには、前年や四半期といった長いスパンのデータでは不十分なことがあります。大きな目標を達成するためには、四半期、月次、日次など、短期的な目標を細かく設定し、その進捗を常にチェックしながら課題を見つけ、改善していくことが重要です。そのためには、予算と実績も細かく管理して、リアルタイムに状況を把握できるようにしておく必要があります。
この作業を手書きやエクセル（Microsoft Office Excel）で行う場合、日々の業務に相当な負担がかかります。しかし、クラウド会計ソフトを利用すれば予実管理に必要な資料が自動的に作成・更新されるうえに、インターネット環境があればデータをいつでもどこでも確認できます。さらに、最新の情報も迅速に反映できるため、有効的なのです。

では、クラウド会計ソフトを使った場合、実際にはどのような手順で予実管理を行うのでしょうか。以下で、ミロク情報サービスが提供する「かんたんクラウド会計」を例に説明します。

クラウド会計ソフトで予算を設定する

予実管理を行うために、まずは年次、月次などで予算を設定します。かんたんクラウド会計では、ホーム画面から導入・登録処理、勘定科目・部門予算登録の画面から登録できます。

■勘定科目・部門予算登録までの操作

■勘定科目・部門予算登録画面

予算を立てる期間のほか、売上高などの勘定科目が一覧で表示されます。最初はすべての数値が「0」なので、必要な欄に予算を入力します。

■予算を入力する

各数値を入力した後に、「更新」をクリックすれば予算の登録は完了です。事前に数値を用意しておけば、操作自体は直感的に行うことができます。

クラウド会計ソフトで実績を確認する

予算を設定した後は、実績の確認を行います。「比較財務報告書」、「推移財務報告書」、「資金繰実績表」を確認してデータの推移を明らかにすることで、より適切で有効な施策を検討することができます。それぞれのサンプルデータを以下で紹介します。

■比較財務報告書

比較財務報告書は、前年同月比が一目でわかるのが特長です。

■推移財務報告書

推移財務報告書では、一定期間の実績の推移を確認できます。

■資金繰実績表

資金繰実績表を確認することで、資金が足りているかを確認することができます。営業利益がどれだけ確保できても、「資金予算」が大きくマイナスになると、キャッシュが不足するリスクが高まるため、施策を検討する必要があります。

※関連サイト：会計ソフトがはじめてでもわかりやすい！「かんたんクラウド」

なお、予実管理は計画と確認だけでなく、実績の入力も肝心です。リアルタイムで確認可能な予実管理を行うためには、仕訳入力や販売管理、経費処理など様々なデータを取り込む必要があります。
ただし、一つのシステム（ツール）ですべての入力を完結できない場合もあります。その際は、複数のシステム間でデータを連携できるサービスの利用が効果的です。入力したデータを経営に役立つ情報として活用するために、会計ソフトを選ぶ際は、他のシステムとの連携ができるかどうかにも注目してみてください。ミロク情報サービスでも、連携できるシステムが多数あります。

※参考リンク：経営スピードに、連携の力を。MJSでは各システムがすべて連携！

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